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采购材料入库有磅差怎么办?[会计实务优质文档]

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财会类价值文档精品发布! 采购材料入库有磅差怎么办? [会计实务优质文档] 购货方往往会按照发票数量填写入库单,同时仓库保管人员对此差异做好 备查账登记,待盘点时可做盘盈处理。 采购材料入库时,库管人员、采购人员、财务人员对材料数量(件数、重 量、长度等)的核对涉及三个方面:合同数量、发票数量、验收数量。理 论上,这三个数量应当一致。但实际中因各种原因经常会出现不一致的情 况,甚至这三个数量互不相同。这就是制造型企业购入原材料验收时经常 出现的“磅差”问题。针对磅差,会计账务应当如何处理,本文将分不同 情况进行详细探讨。 一、合同数量﹦发票数量<验收数量 如无特殊情况,供货方交付商品时,开具发票的数量(以下简称“发票数 量”)应与签署的合同数量相等。*簧唐肥保羰导恃槭杖肟獾氖(以 下简称“验收数量”)大于发票数量且供货方不知情,无论差异多大,购 货方通常不会主动告知供货方。此时购货方往往会按照发票数量填写入库 单,同时仓库保管人员对此差异做好备查账登记,待盘点时可做盘盈处理。 若实际验收数量大于发票数量且供货方已知情,则根据验收数量与合同数 量、发票数量间的差异大小进行处理:若差异较大且超过合同约定的差异 范围,采购人员需及时通知需求部门,决定是退掉多余部分还是接收差异 部分。如拟接受多余部分,则经相关领导审批后办理合同变更,同时要求 供货方补开差异部分的发票,最终财务部门按照实际数量与供货方进行结 算;若决定退掉多余部分,则直接退回,并按合同数量、金额进行结算, 以免造成资金占压。 验收数量与发票数量差异较小时,在供货方不额外要求增加货款的情况 财会类价值文档精品发布! 下,可遵循以下三种处理方式:①材料入库单上的数量与实际入库数量保 持一致,总金额与发票保持一致,摊低采购单价。此方法等于将合理溢余 摊入材料单价中,优点为仓库账、财务账与实际一致,实际操作时适用于 误差为称重物资重量的 5‰以内的情况。②材料入库单上的数量、金额与 发票数量、金额保持一致,同时仓库需将差异登记做备查账,并按照该材 料领用数量及次数,分次分摊计入各批次领料中。此方法较为合理,对于 单价较高且到货量较大的材料,不会因为将差异一次性领出而影响当月产 品成本,但操作流程较为复杂,在实际操作中不易实现。③材料入库单上 的数量、金额与发票数量、金额保持一致,同时在材料入库当月由采购人 员申请填写材料出库单,经相关领导审批后,将差异一次性领出。月底财 务将合理损耗(溢余)的出库单汇总,计入制造费用进行摊销。此方法操作 性较强,在实际中使用较多。 二、合同数量﹦发票数量>验收数量 一般以发票数量的 5‰为基准,根据合同数量与验收数量差异大小不同, 可分为两种情况。一种情况是合同(发票)数量大于验收数量,幅度超过发 票数量的 5‰,此时采购人员需根据签订合同时与供应商约定的结算方式 (如多退少补)、交货地以及结算要求,及时与供应商进行协商,并以协商 后的材料数量、价格开具发票。另外,也有一些公司与供应商选择与第三 方单位签订合同,过磅时,以第三方单位确认的数量作为材料入库的数量, 并开具发票,此方式避免了与供应商发生扯皮现象,流程上虽处理简单, 但成本较高。 第二种情况是差异幅度小于发票数量的 5‰,此差异幅度属于合理损耗范 围,此时有三种处理方式可供选择:①材料入库单上的数量与实际入库数 财会类价值文档精品发布! 量保持一致,总金额与发票保持一致,摊高材料单价。此方法将合理损耗 摊入材料单价中,优点为仓库账、财务账与实际一致,适用于合理误差为 称重物资重量的千分之一以内的情况。若超出此范围则易导致财务记账不 严谨,且具有税务检查风险,必要时需将差异部分的进项税额转出。②材 料入库单上的数量、金额与发票数量、金额保持一致,同时仓库需将差异 做备查账,并按照该材料领用数量及次数,分次分摊计入各批次领料中。 此方法较为合理,对于单价较高且到货量较大的材料,不会因为将差异一 次性领出而影响当月产品成本,但是流程较为复杂,在实际操作中不易实 现。③材料入库单上的数量、金额与发票数量、金额保持一致,在材料入 库当月需由采购人员申请填写材料出库单,经领导审批后,将差异一次性 领出。月底财务部门将合理损耗的出库单汇总,计入制造费用进行摊销, 同时按年汇总各家供应商本年“缺斤少两”的数量及金额,可作为选择供 应商依据之一。此方法操作性较强,在实际中使用较为普遍。 三、合同数量≠发票数量﹦验收数量 第一种情况:合同数量>发票数量﹦验收数量。 合同数量与发票数量不一致的情形较少发生,采购特殊定制材料或不易截 取的材料时可能出现。此时若发票数量与验收数量一致,但合同数量大于 发票数量,根据差异大小有两种处理方式:①若差异较小,且差异不足以 影响公司生产,则办理合同变更,并按照实际到货数量、金额进行结算。 ②若验收数量小于合同数量且差额较大,且可能影响公司生产,采购人员 需及时与供应商联系,同时知会需求部门,研究是否有必要补发合同数量 与验收数量差异部分,如分析后认为少发货的数量可能影响公司生产进 度,则要求供货方尽快办理补发货。如已到货数量满足现阶段情况,则可 财会类价值文档精品发布! 按照实际验收数量、金额进行结算,同时办理合同变更。 第二种情况:合同数量<发票数量﹦验收数量。 若是合同数量小于发票数量,而发票数量与验收数量一致,此时也有两种 处理方式:①比较合同数量、金额与发票数量、金额的差异,如差异较小 且在合同规定范围之内,可协商办理合同变更,并按照实际到货数量、金 额进行结算。②若实际到货数量大于合同数量且超出合同约定范围时,需 及时与需求部门联系,确认是否可接收超过合同数量部分的材料,若经过 领导审批后接收,则按照材料实际验收数量办理合同变更,并完成结算; 若经分析后,超出合同部分数量公司暂用不了,则尽快办理退货,避免形 成呆料或账龄较长的存货,造成资金占压。 四、合同数量≠发票数量≠验收数量



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